Электронные перевозочные документы с 1 сентября: полный разбор от экспертов Уфасерт

Эксперты компании «Уфасерт» подготовили подробный разбор ситуации. Мы разложим по полочкам, что меняется в законах, как это повлияет на движение грузов и почему цифровизация логистики не отменяет необходимости иметь на руках действующие сертификаты и декларации.

Суть реформы: добровольность заканчивается

До недавнего времени цифровизация логистики носила характер пилотных проектов. Однако электронные перевозочные документы с 1 сентября 2026 года перестанут быть рекомендацией. Вступает в силу Федеральный закон № 140-ФЗ, который делает цифровой формат безальтернативным для целого ряда документов.

В первую очередь речь идет о транспортной накладной (ТрН), заказах и заявках на автомобильные перевозки, железнодорожных и воздушных накладных, а также об экспедиторских документах. Оформление электронных перевозочных документов теперь будет происходить через специальную государственную платформу.

Важно понимать, что система электронных перевозочных документов не создает документы из воздуха. Бизнес взаимодействует с ней через посредников. Информационная система электронных перевозочных документов (ИС ЭПД) выступает связующим звеном между вашим бизнесом, контрагентами и государством в лице Минтранса. Цепочка выглядит так: грузоотправитель формирует ЭПД через аккредитованного оператора, данные улетают в ГИС ЭПД, а перевозчик и грузополучатель получают к ним доступ.

Позиция «Уфасерт»: ЭПД не заменяет сертификацию

Многие наши клиенты в «Уфасерт» задают резонный вопрос: если вся логика уходит в цифру, нужно ли теперь возить с собой бумажные сертификаты соответствия или декларации о соответствии?

Отвечаем категорично: электронные перевозочные документы с 1 сентября берут на себя только транспортную функцию. Они подтверждают факт передачи груза, его маршрут и условия перевозки. Но они ни в коем случае не заменяют документы, подтверждающие безопасность и качество самой продукции.

Если вы везете товары, подлежащие обязательному подтверждению соответствия (оборудование, детские игрушки, одежда, продукты питания, средства индивидуальной защиты), у водителя или в электронном архиве грузоотправителя должны быть основания для законного оборота товара:

• Сертификат соответствия ТР ТС / ТР ЕАЭС;
• Декларация о соответствии;
• Свидетельство о государственной регистрации (СГР);
• Отказные или информационные письма (если товар не подлежит сертификации).

Более того, электронные перевозочные документы с 1 сентября будут тесно пересекаться с системами прослеживаемости. Если ваш товар подлежит маркировке в системе «Честный ЗНАК» или должен иметь знак обращения EAC, отсутствие этих атрибутов приведет к остановке груза на посту или складе, даже если ЭПД будет оформлен безупречно. Государство выстраивает прозрачный цифровой контур, где транспортная накладная, таможенная декларация и сертификат соответствия становятся элементами единой экосистемы.

Кого коснутся изменения и почему рынок паникует

Почему электронные перевозочные документы с 1 сентября вызывают столько споров? Потому что под удар попадают не только крупные логистические холдинги, но и средний бизнес, дистрибьюторы, маркетплейсы и производители.

Логика «мы не перевозчики, нас это не касается» больше не работает. Если вы отправляете товар со своего склада сторонней транспортной компанией, вы выступаете грузоотправителем. Именно на вас (или на перевозчика, по договоренности) ложится обязанность сформировать и подписать ЭПД.

К панике добавляется и человеческий фактор. По оценкам отраслевых экспертов, до 40% малого и среднего бизнеса до сих пор не понимают, кто именно должен подписывать документ электронной подписью, как действовать при смене водителя в пути и что делать, если в регионе выгрузки пропал интернет.

Исключения: когда бумага еще поживет

Хотя электронные перевозочные документы с 1 сентября становятся новым стандартом, Минтранс предусмотрел ряд исключений. Бумажный формат допускается в специфических случаях:

• Перевозки для личных, семейных и домашних нужд физических лиц.
• Перемещение специальных и военных грузов.
• Международные перевозки с участием иностранных компаний (в части, не регулируемой российским ПО).
• Форс-мажорные обстоятельства и полное отсутствие технической возможности (например, в отдаленных районах без связи).

Однако эксперты «Уфасерт» предупреждают: ссылаться на «плохой интернет» постоянно не получится. Контролирующие органы будут требовать доказательств форс-мажора.

Штрафы и мягкий переходный период

Главный страх бизнеса — штрафы. Спешим успокоить: электронные перевозочные документы с 1 сентября становятся обязательными, но до 1 марта 2027 года Минтранс обещает «мягкий контроль». Если инспектор на дороге или складе выявит бумажную накладную вместо электронной, то ограничатся устным предупреждением.

Но это не повод откладывать настройку ПО. С 1 марта 2027 года льготный период закончится, и бизнес столкнется с реальными административными штрафами за нарушение порядка перевозки грузов.

Чек-лист от «Уфасерт»: что делать уже сейчас

Чтобы электронные перевозочные документы с 1 сентября не парализовали ваши отгрузки, начните подготовку сегодня:

1. Аудит контрагентов. Проверьте, готовы ли ваши перевозчики и покупатели работать через аккредитованных операторов ИС ЭПД. Смешанный документооборот (одна сторона на бумаге, другая в цифре) по одной перевозке запрещен.
2. Настройка ЭП. Убедитесь, что у ответственных лиц есть действующие квалифицированные электронные подписи (КЭП).
3. Проверка разрешительных документов. Это профиль «Уфасерт». Убедитесь, что на всю отгружаемую продукцию есть действующие сертификаты, декларации или СГР. Отсутствие «бумаги» на товар в связке с новым транспортным законом создаст двойной риск задержки груза.
4. Тестовая отправка. Проведите тестовый обмен ЭПД с вашим основным перевозчиком за неделю до старта реформы.

FAQ: ответы на частые вопросы

1. Нужно ли внедрять электронные перевозочные документы с 1 сентября, если мы возим грузы только внутри одного региона? Да. Закон не делает исключений для внутрирегиональных перевозок. Если вы перевозите товары для коммерческой деятельности, ЭПД обязателен.
2. Чем электронные перевозочные документы с 1 сентября отличаются от обычного ЭДО с контрагентами? Обычный ЭДО (например, обмен счетами и актами через Диадок или СБИС) — это бухгалтерский документооборот. ЭПД — это государственный учет факта перемещения груза в ГИС ЭПД. Для работы с ним нужен специальный аккредитованный оператор ИС ЭПД.
3. Станут ли путевые листы водителей исключительно электронными? Нет. Минтранс разъяснил, что путевой лист можно оставить на бумаге. Электронный путевой лист нужен только если вы сами того пожелаете, и в этом случае его нужно отправлять в ГИС ЭПД.
4. Помогает ли «Уфасерт» с оформлением логистических документов? Мы специализируемся на разрешительной документации. Мы не оформляем транспортные накладные, но мы гарантируем, что ваш груз будет иметь легальный статус на рынке ЕАЭС. Наличие сертификата соответствия или декларации — это фундамент, без которого любая, даже самая идеальная цифровая логистика, бессильна легально доставить товар до потребителя.

Электронные перевозочные документы с 1 сентября — это неизбежная реальность, которая потребует от бизнеса перестройки внутренних процессов. Но не стоит воспринимать реформу только как угрозу. Это шанс ускорить документооборот, избавиться от потерянных водительских экземпляров и сделать логистику прозрачной.