Какие документы нужны для продажи на маркетплейсах: сертификат, декларация или отказное письмо и сколько это стоит

Для торговли на маркетплейсах продавцу нужен один из трёх документов: сертификат соответствия, декларация соответствия или отказное письмо. Какой именно, определяют не площадка и не поставщик, а код ТН ВЭД и описание товара: входит ли он в перечни обязательной оценки соответствия. Если входит, оформляют сертификат или декларацию. Если не входит, оформляют отказное письмо.

Ниже: как быстро определить свой случай, чем документы отличаются, что изменилось на Ozon, Wildberries и Яндекс Маркете с 1 октября 2026 года, сколько всё это стоит и как долго действует. Уфасерт поможет определить, какие документы нужны для продажи на маркетплейсах: сертификат, декларация или отказное письмо.

Какие документы нужны для продажи на маркетплейсах: коротко

Нужен ли сертификат для продажи на Ozon, Wildberries и Яндекс Маркете

Площадки не придумывают собственных требований к безопасности, они следуют закону. Если ваш товар подлежит обязательной оценке соответствия, то для продажи на Ozon, Wildberries и Яндекс Маркете нужен сертификат или декларация, а без них карточку могут не пропустить или скрыть. Если не подлежит, сертификат не нужен, но подтверждение этого в виде отказного письма вас могут попросить.

Статус самозанятого или ИП от требований не освобождает: документ определяется товаром, а не продавцом.

Что изменилось с 1 октября 2026 года. По закону о платформенной экономике (289-ФЗ) площадки усилили проверку документов: сертификаты и декларации сверяются с реестром. К отказным письмам площадки относятся по-разному, подробнее ниже. Правила меняются часто, поэтому перед загрузкой документов сверьтесь с актуальными требованиями вашей площадки, какие документы нужны для продажи на маркетплейсах.

Как узнать, нужен ли сертификат на товар

1. Найдите код ТН ВЭД. Он указан в документах поставщика или определяется по классификатору.
2. Сверьте код с перечнями. Это единый перечень продукции, подлежащей обязательной сертификации, и перечень продукции, подлежащей декларированию (Постановление Правительства РФ № 2425).
3. Уточните технический регламент. Одинаковые на вид товары попадают под разные регламенты в зависимости от материала, назначения и возраста пользователя.
4. Если сомневаетесь, не гадайте. Пришлите описание и фото, и мы бесплатно определим форму оценки.

Таблица ориентировочная: окончательный ответ даёт код ТН ВЭД и состав товара.

Сертификат или декларация: в чём разница

Сертификат выдаёт орган по сертификации после проверки образцов и испытаний, поэтому форма считается самой строгой. Декларацию принимает сам заявитель на основании протоколов испытаний, а документ вносится в реестр Росаккредитации. Выбрать форму по желанию нельзя: её задаёт регламент. В части случаев декларацию разрешено заменить сертификатом, обратная замена невозможна.

Отказное письмо или декларация соответствия

Эти документы отвечают на разные вопросы. Декларация говорит: товар подлежит оценке, и я как заявитель подтверждаю его соответствие. Отказное письмо говорит: оценка на этот товар не требуется, и это подтвердил орган по сертификации. Поэтому декларацию нельзя оформить «на всякий случай» на товар вне перечней: не на что ссылаться, регламента нет. И наоборот, если товар подлежит декларированию, отказное письмо его не заменит ни на маркетплейсе, ни на таможне.

Спорные позиции разбирают по составу и назначению. Результат всегда один из двух: декларация или отказное письмо.

Отказное письмо вместо сертификата: можно ли

Можно только в одном случае: если товара нет в перечне обязательной сертификации. Тогда сертификат не обязателен, а отказное письмо закрывает вопрос обязательности. Если товар в перечне, аккредитованный орган отказное письмо не выдаст, а письмо, полученное без анализа товара, не выдержит проверки. Добровольный сертификат при этом можно оформить дополнительно, например для тендера или торговой сети.

Отказное письмо для Ozon, Wildberries и Яндекс Маркета

После 1 октября 2026 года площадки ведут себя по-разному:

• Ozon по-прежнему принимает отказное письмо в карточку товара.
• Wildberries и Яндекс Маркет письмо в карточку не загружают: для товара вне перечней продавец ставит отметку, что документы не требуются.

В обоих случаях письмо стоит оформить и хранить: его запросят при проверке, жалобе или поставке в торговую сеть.

Сколько стоит отказное письмо

Сколько стоит отказное письмо на товар, зависит от количества позиций и кодов ТН ВЭД в письме. От площадки цена не зависит: письмо оформляют на товар, а не на Ozon или Wildberries, поэтому «отказное письмо для вайлдберриз» и «для озона» стоят одинаково. Отказное письмо по сертификации (так документ часто называют) тоже оформляется по этой цене — 2500 рублей.

Насторожитесь, если письмо готово без единого вопроса о товаре и коде ТН ВЭД. Убедитесь, что орган по сертификации есть в реестре аккредитованных лиц Росаккредитации, а письмо выдано на ваш товар, а не на «продукцию вообще».

Срок действия отказного письма

Закон не устанавливает срок действия отказного письма. Обычно в самом письме срок не указан или стоит оговорка, что оно действует до изменения нормативной базы: перечней и технических регламентов. Если перечни меняются или меняется код товара, письмо стоит перепроверить. Отдельные площадки и торговые сети могут выставлять собственные требования к дате выдачи, поэтому узнайте их заранее.

Для сравнения, сертификат и декларация на серийный выпуск, как правило, действуют до 5 лет (точный срок зависит от схемы и регламента), а на партию или договор оформляются иначе.

Частые ошибки продавцов

• Заказывают отказное письмо на товар, который входит в перечень, и получают отказ или проблемы при проверке.
• Определяют документ «по аналогии с конкурентом» вместо кода ТН ВЭД: близкие товары попадают под разные регламенты.
• Загружают фото документа вместо корректной ссылки или номера из реестра.
• Не оформляют документы на весь ассортимент: часть позиций требует сертификата, часть декларации, часть отказного.

Частые вопросы

1. Нужно ли отказное письмо самозанятому? Требование определяется товаром, а не статусом продавца. Если товар вне перечней, отказное письмо подтверждает это для площадки и проверяющих.
2. Можно ли продавать на маркетплейсе без сертификата? Если товар не входит в перечни, да. Если входит, нет.
3. Что будет, если на Ozon нет нужного документа? Карточку могут не пропустить при модерации или скрыть, а при проверке возможны претензии.
4. Как быстро можно получить документ? Отказное письмо оформляют от 1 рабочего дня. Сертификат и декларация занимают больше времени из-за испытаний.